Die Aufgabe - Verständnis und Herangehensweise

Was sind Guidelines?

Das Internet, insbesondere soziale Medien wie Xing, Facebook, Youtube, Twitter oder verschiedene Blogs und Internetforen sind ein Instrument sowohl der internen wie auch externen Kommunikation. Deshalb können die Mitarbeiter eines Unternehmens als dessen Sprachrohr angesehen werden und ihr Unternehmen nach außen hin repräsentieren. Aus diesem Grund müssen sich alle Beteiligten im Klaren über Chancen und Risiken von sozialen Netzwerken sein.

Doch wie erhalten Mitarbeiter Auskunft darüber, wie sie sich als Repräsentanten des Unternehmens in der virtuellen Welt verhalten sollen?„Firmen sollten mit Hilfe von Social-Media-Guidelines ihren Mitarbeitern Orientierung geben. Sie sollten definieren, wie Beschäftigte mit Bezug auf ihren Arbeitgeber im Web 2.0 kommunizieren können“, empfiehlt Bitkom-Vizepräsident Achim Berg.
Hierzu bedarf es der expliziten Aufstellung von Guidelines, die Verhaltensregeln bezüglich Netiquette, Privatsphäre, Urheberrecht, Öffentlichkeit und Verhaltenskodex beinhalten.
Mithilfe von Social Media Guidelines definiert ein Unterneh¬men den Gebrauch von sozialen Medien für seine Mitarbeiter und erstellt somit Richtlinien, wie und welche Inhalte Mitarbeiter im Namen des Unternehmens und auch im eigenen Namen in sozialen Medien kommunizieren sollen und dürfen. Außerdem sollen die Richtlinien definieren, welche Ziele verfolgt werden, in welchen Kanälen welche Inhalte kommuniziert werden sollen bzw. dürfen und welche Zielgruppen adressiert werden. Denn auch privat ist jeder Mitarbeiter ein Botschafter des Unternehmens und seiner Produkte.

Zieldefinition und Verständnis der Aufgabe

Ziel von Guidelines ist es, die Mitarbeiter eines Unternehmens für ihre Verantwortung zu sensibilisieren und Sicherheiten im Umgang mit den neuen „sozialen“ Medien zu schaffen.

Wir möchten die Mitarbeiter darauf hinweisen, dass das Internet nichts vergisst und einmal kommunizierte Äußerungen für lange Zeit und für jeden sichtbar im Web existieren. Uns ist es des Weiteren wichtig, Transparenz zu schaffen, sowie Offenheit und Authentizität zu generieren, sodass frühzeitig alle Beteiligten mit einbezogen werden.
Von Anfang an soll geklärt sein, wo, was und wie lange die Mitarbeiter in Social Media kommunizieren dürfen. Social-Media-Guidelines können helfen, Unsicherheit im Umgang mit Plattformen und sozialen Medien zu reduzieren und Fehler zu vermeiden. Auch ist es wichtig, Verantwortlichkeiten festzulegen und Ansprechpartner zu benennen. Richtlinien könnten nicht nur Unternehmen vor unbedachten Äußerungen seiner Mitarbeiter schützen, sondern auch dabei helfen, das Potenzial sozialer Medien optimal auszuschöpfen. Dadurch werden Mitarbeiter für Kommunikation motiviert und geschult.

Außerdem ist es wichtig, auch jene Mitarbeiter einzubeziehen, die bisher den Umgang mit sozialen Medien und dem Internet gescheut haben. Guidelines sollen auch ihnen helfen, Chancen und Risiken zu erkennen. Dazu sollten Guidelines weniger Vorschrift-Charakter besitzen, sondern eher Anhaltspunkte bieten und als Wegweiser fungieren.
Zudem muss den Mitarbeitern ein sachkundiger Ansprechpartner an die Hand gegeben werden, der sie berät und ihnen das Potenzial von Social Media aufweist.

Herangehensweise und Strategie

Unsere Aufgabe sehen wir darin, die Frage klären, worin sich private und berufliche Nutzung von Social Media unterscheidet bzw. worin sich diese unterscheiden sollte.
Der Guideline-Katalog soll drei wesentliche Aspekte des Umgangs mit Sozialen Medien abdecken:
Die Kommunikation des Unternehmens: Betrifft Nachrichten, die von den zuständigen Mitarbeitern im Namen des Unternehmens und über den Account des Unternehmens verbreitet werden. Die sogenannte Business-Nutzung hat geschäftlichen Charakter, da Nachrichten direkt dem Unternehmen zugeordnet werden, ohne den Umweg über die Mitarbeiter zu nehmen.
Die Kommunikation des Mitarbeiters als sekundäre Schnittstelle zwischen Unternehmen und Kunden. Betrifft die private Kommunikation der Mitarbeiter, die sogenannte Feierabend-Kommunikation. Mitarbeiter tauschen sich auf sozialen Plattformen mit Bekannten aus und repräsentieren dabei ihr Unternehmen. Dabei muss genau geregelt sein, wie mit Geheimhaltung von Unternehmensinterna umzugehen ist.
Rechtliche und arbeitsvertragliche Aspekte: Festzulegen ist, inwieweit Mitarbeiter während der Arbeitszeit auf sozialen Medien aktiv sein dürfen und unter welchen Bedingungen und mit welchem zeitlichen Umfang die private Nutzung von Social Networks dabei gestattet ist.